Einfach zu handhaben: Stammdatenverwaltung
In den Bereichen Zeitschriften und Verlage in der Navigationsleiste findet man jeweils die Punkte suchen und anlegen . Im Gegensatz zur allgemeine Suchfunktion, ist diese hier zielgerichteter und damit schneller. Durch Eingeben des jeweiligen Titels oder Namens gelangt man direkt zu dem gewünschten Titel oder Verlag. Sollte der gesamte Wortlaut bekannt sein, ist die * - Funktion auch hier hilfreich anzuwenden.
Suchen nach Ehastra-Gruppe
Darüber hinaus ist es möglich, bei den Zeitschriften nach EHASTRA-Gruppen zu suchen. Sofern diese Gruppen bei der Stammdatenpflege von dem jeweiligen Bahnhofsbuchhändler mit berücksichtigt werden, kann in allen Bereichen, angefangen von 0110 Herrenmagazine bis hin zu 2020 Hardcover / Bücher broschiert eine Auswahlliste erstellt werden.
Darüber hinaus ist für das Vollsortiment eine Erweiterung der EHASTRA-Gruppen vorgesehen.
Der EAN-Code oder die VDZ-Nummer
Sofern der Strichcode oder auch die VDZ-Nummer des Objektes bekannt ist, ist dies als Titel-Synonym für die Suche ebenfalls möglich.
Entweder den vollständigen Nummerncode oder lediglich die Kombination # + VDZ-Nummer eingeben und das Programm zeigt den dazugehörigen Titel an. prometheus kann auch EAN-Codes einer Vielzahl von ausländischen Titel erkennen, wenn diese einmalig in der Datenbank dem Objekt zugeordnet werden. Lediglich das Suchen nach verlagseigenen Objektnummern ist nicht möglich, da es sich hier nicht um einmalig vergebenen Nummernkreise handelt.
Weitere Artikel aus dem Buch oder Non-Press-Bereich werden über den vollständigen EAN-Code geladen.
Die Verlagssuche ist zudem über die Verlags-VDZ-Nummer möglich.
Anlegen und Änderungen von neuen Artikeln oder Anschriften
Unter den jeweiligen Punkten anlegen verstecken sich die Erfassungsmasken für Zeitschriften beziehungsweise Verlage. Mit diesen ist es möglich, die Datenbank um Titel und Verlage zu erweitern.
Oder Sie ändern Ihren Artikel oder Verlag mit den gleichen Möglichkeiten, wie sie Ihnen durch das Anlegen gegeben werden.
Löschen von Artikeln und Einträgen
Wie bereits erwähnt, arbeitet prometheus mit einer richtigen Datenbank. In dieser werden die Daten in einer bestimmten Zuordnung eingetragen. Löschen von Daten führt unweigerlich zu Lücken im Datenbestand und darüber hinaus zu Zuweisungen, die damit ins Leere führen. Um die Konsistenz der Daten besser zu geährleisten, können weder Verlage, noch Zeitschriften oder falsche Buchungen gelöscht werden.
Dies mag im ersten Blick etwas ungewöhnlich sein, aber bedenken Sie die Konsequenzen: Wer hätte schon gerne eine Datenbank wie ein Schweizer Käse? Am stabilsten ist eine Datenbank dann, wenn nur hinzugefügt wird. Dies muß jedoch nicht unbedingt bedeuten, dass Sie Ihren Datenbestand sichtbar über Jahre hinweg sehen. Ältere Daten werden später nicht mehr automatisch sichtbar und stören somit auch nicht, man kann diese aber wieder reaktivieren. Weiterhin bedeutet dies nicht, dass die Datenbank damit zur lahmen Ente mutiert.
Sofern Sie nicht so lange warten möchten, haben Sie immer noch die Möglichkeit, alte oder überholte Daten zu ersetzen, indem Sie diese einfach umbenennen.